‍Wie eine einfache Aufzeichnung zum wertvollsten Wissensschatz deines Unternehmens wird

Als wir vor drei Jahren begannen, Unternehmen bei der KI-Transformation zu begleiten, dachten wir, das größte Problem sei die Technologie. Dass Unternehmen bessere Tools brauchen, bessere Prompts, bessere Modelle.

Heute, nach über 200 KI-Projekten und der Begleitung von mehr als 100 Agenturen, weiß ich: Das größte Problem ist nicht die KI. Es ist das fehlende Futter.

Die Realität der KI-Nutzung

In unserer Academy fragen wir regelmäßig über 5.000 Menschen zu ihrer KI-Nutzung. Das Ergebnis? 96% arbeiten mit ChatGPT, 74% sogar täglich. Bei anderen Branchen liegt die Nutzung gerade mal bei 25-30%.

Aber hier kommt das Problem: Nur 5% dieser intensiven Nutzer produzieren messbare Ergebnisse.

Warum? Weil sie ihre KI mit Standard-Fragen füttern und Standard-Antworten bekommen. Was ihnen fehlt, ist ihre eigene "Secret Sauce": ihr einzigartiges Kontextwissen.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis

Letztes Jahr hatte ich ein Gespräch mit einer Geschäftsführerin einer 30-Personen-Agentur. Ihr erfahrenster Strategieberater ging in Rente – mit 25 Jahren Kundenwissen im Kopf.

"Maximilian", sagte sie, "in zwei Wochen ist er weg. Und mit ihm unser ganzes Know-how über unsere wichtigsten Kunden. Wir haben nichts dokumentiert."

Das war der Moment, in dem mir klar wurde: Wir sammeln die falschen Daten.

Die einfachste Lösung versteckt sich in deinem Alltag

Anstatt wochenlang Handbücher zu schreiben, machten wir etwas anderes: Wir setzten den scheidenden Kollegen eine Woche lang täglich eine Stunde mit verschiedenen Teammitgliedern zusammen. Keine formellen Interviews – einfach normale Gespräche:

• "Erzähl mal, wie gehst du bei Kunde X vor?"
• "Was machst du, wenn der Kunde so reagiert?"
• "Welche Fragen stellst du immer als erstes?"

Jedes Gespräch wurde aufgezeichnet und transkribiert.

Das Ergebnis: 7 Stunden Gespräch wurden zu 50 Seiten wertvollstem Kontextwissen, das wir direkt in ihre KI-Assistenten einspeisen konnten.

Die Geschäftsführerin rief mich drei Monate später an: "Unser neuer Junior kann jetzt Strategien entwickeln wie ein erfahrener Kollege. Die KI kennt unsere Methoden besser als manche langjährigen Mitarbeiter."

Warum Meeting-Transkripte so wertvoll sind

In den letzten drei Jahren habe ich gelernt: Meeting-Transkripte sind die Gold Nuggets für jedes Unternehmen, das KI produktiv einsetzen will.

Warum? Weil in deinen täglichen Gesprächen bereits alles steckt:

Das versteckte Wissen wird sichtbar

In jedem Kundencall, jedem Briefing, jedem Strategiemeeting teilst du unbewusst dein wertvollstes Wissen: Wie du denkst, wie du Probleme löst, wie du auf Situationen reagierst.

Echte Sprache statt Unternehmens-Deutsch

Wenn du sprichst, verwendest du deine natürliche Sprache. Keine künstlichen Formulierungen aus Handbüchern, sondern echte, menschliche Kommunikation – genau das, was KI am besten versteht.

Wissen entsteht nebenbei

Anstatt mühsam zu dokumentieren, lässt du die Dokumentation nebenbei entstehen. Jedes Meeting wird automatisch zu einer Wissensquelle.

Meine 3-Stufen-Strategie für Meeting-Wissen

Nach hunderten Projekten habe ich eine einfache Methode entwickelt:

Stufe 1: Der erste Schatz
Beginne mit einem Meeting-Typ, der viel Wissen enthält. Kundenbriefings, Strategiesessions oder – wie in unserem Beispiel – Wissenssicherungsgespräche.

Stufe 2: Die Serie
Wenn du systematisch denselben Meeting-Typ sammelst, entstehen Muster. Du erkennst deine wiederkehrenden Methoden, deine typischen Lösungsansätze.

Stufe 3: Die große Analyse
Das ist der Jackpot: Wenn du 200, 300, 400 Kundengespräche transkribiert hast, kannst du deine KI fragen: "Was sind die häufigsten Probleme unserer Kunden? Welche Lösungen funktionieren am besten?"

Plötzlich hast du Einblicke in dein eigenes Geschäft, die dir vorher nie bewusst waren.

Wenn alles zusammenkommt

Neulich fragte mich ein Kunde: "Maximilian, wir haben jetzt 50 Meeting-Transkripte. Was machen wir damit?"

Ich antwortete: "Frag deine KI: Schreib mir eine Anleitung, wie wir Kundenbriefings durchführen – basierend auf unseren letzten 50 Gesprächen."

Was herauskam, war beeindruckend: Eine 10-seitige Anleitung, die ihre eigene Methodik perfekt beschrieb. Geschrieben von ihrer KI, gefüttert mit ihrem eigenen Wissen.

"Das ist unser Playbook", sagte der Geschäftsführer. "Aber wir wussten gar nicht, dass wir eins haben."

Dein erster Schritt

Du musst nicht perfekt starten. Wähl einfach deinen nächsten wichtigen Call und drück "Aufzeichnen".

Nicht jedes Meeting – Mitarbeitergespräche und persönliche Themen gehören nicht dazu. Aber alles, was dein fachliches Wissen zeigt, ist wertvoll.

Die KI-Revolution passiert nicht durch bessere Tools. Sie passiert durch besseres Futter. Und das beste Futter hast du bereits – in jedem Gespräch, das du führst.

Deine Stimme ist dein Wettbewerbsvorteil. Zeit, sie zu sammeln.